Das bisherige SPEDIFIX® Beleg-Archiv wurde zu einem modernen „Dokumenten-Management“ ausgebaut und deshalb um dieses neue Zusatzmodul erweitert. Mit diesem können externe Belege, die zuvor mit einem handelsüblichen Scanner gescannt und in einem bestimmten Datei-Ordner (Verzeichnis) abgelegt wurden, übernommen und gemäß GoBD-Vorschrift archiviert werden. Dabei sind Aufbau und Struktur dieser Archiv-Bereiche frei definierbar.

● Gestaltung des Archivs
Dieses Archiv für externe Belege kann vom Anwender nach eigenen Ideen gestaltet werden, sodass
Kurzbezeichnung und Bezeichnung der bis zu 99 Bereiche einmalig frei zu definieren sind, wie z.B.:
– Bereich-01 = AB | Abliefer-Belege
– Bereich-02 = ER | Eingangs-Rechnungen
– Bereich-03 = 24 | Lohn-Abrechnungen
– Bereich-04 = 37 | Verträge
– usw.

● Externe Belege scannen
Mit einem beliebigen Dokumenten-Scanner (möglichst mit einem autom. Einzug) werden externe
Belege (Ablieferbelege, Eingangsrechnungen, usw.) zunächst gescannt und in einem bestimmten
Datei-Ordner (Verzeichnis) abgelegt.

● Übernahme der gescannten Belege
Die Grunddaten der gescannten Belege werden in einer Liste am Bildschirm angezeigt. Links neben
dieser Liste wird zu dem jeweils eingestellten/aktivierten Beleg das entsprechene PDF im Großformat
angezeigt.
– Bei Ablieferbelegen ist die entsprechende Sendungs-Nr. in die Liste manuell oder per autom.
Übernahme aus den Sendungsdaten einzufügen. Alle weiteren Angaben wie Versender, Plz,
Vers.Ort, sowie Empfänger, Plz, Empf.Ort, und sonstige Sendungsangben werden automatisch
übernommen.
– Bei Eingangs-Rechnungen usw. sind Beleg-Nr. und Beleg-Datum jeweils manuell zu erfassen,
der Rechnungsausteller (Kreditor) kann über eine Auswahlfunktion aus den Stammdaten
aufgerufen und übernommen werden.
Die entsprechend gekennzeichneten Belege werden in das Beleg-Archiv automatisch übernommen.

● Anzeige, Druck und Emailversand
Innerhalb des entsprechenden Beleg-Archivs können diese Belege angezeigt, gedruckt ober per
Email versendet werden, so wie das bereits bei den bisherigen internen Belegen möglich ist.
Ablieferbelege können zusätzlich an Rechnungen/Gutschriften autom. als Anhang beigefügt werden,
wenn zuvor im jeweiligen Kunden-/Unternehmer-Stammsatz eine entsprechende Einstellung
vorgenommen wurde.