Allgemeines
Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich ab 01.01.2025 verpflichtend. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten, dem der Bundesrat nach einem Vermittlungsverfahren am 22.03.2024 zugestimmt hat. Die Finanzverwaltung (BMF und oberste Finanzbehörden der Länder) wollen die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung weiter begleiten und Anwendungs- und Zweifelsfragen möglichst zeitnah klären.

Neue Begriffe
Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen (§ 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F.). Unterschieden wird dann (ab 01.01.2025) zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen.
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931).

Zulässige Formate
Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Dies hat das BMF in seinem Schreiben v. 2.10.2023 an die Verbände ausdrücklich bestätigt (für ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1). Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.

Wichtig
(1.) Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht als elektronische Rechnung.
(2.) Nach den derzeit vorliegenden Informationen sind ab 2025 Sammel-Rechnungen (Fakturierung mehrerer Sendungen/Aufträge innerhalb einer Rechnung) nicht mehr erlaubt, sodass pro Sendung/Auftrag eine einzelne Rechnung zu erstellen ist.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung
Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. EU-Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.

Zeitpunkt zur Verpflichtung zur E-Rechnung
Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 01.01.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen vorgesehen, diese können Sie im Bedarfsfall bei Ihrem Steuerberater erfahren.

Verpflichtung für E-Rechnungsempfänger
Die neue E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich ab 01.01.2025 auch für inländische unternehmerische Rechnungsempfänger, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Dieser Datenimport wird auf der Seite Ihrer Finanzbuchhaltung zu realisieren sein.

Detaillierte Beschreibung

Dieses neue Modul E-Rechnung wird so programmiert, dass sich für den SPEDIFIX®-Anwender – bis auf einige einmalige Einstellungen – in der täglichen Abwicklung kaum etwas ändert, also durch und durch anwenderfreundlich.

Von SPEDIFIX® wird ein PDF im neuen Format (nennen wir es E-PDF) erzeugt, in welchem die neue E-Rechnung integriert/enthalten ist. Dieses E-PDF kann angezeigt, gedruckt und an den Steuerberater bzw. an Ihre interne Finanzbuchhaltung zwecks Datenimport übergeben werden und wird wie bisher

     –  im Beleg-Archiv abgelegt

     –  per Email automatisch/halbautomatisch/manuell an den Beleg-Empfänger versendet

     –  mit/ohne Email-Anhang (z.B. Ablieferbeleg)

Einstellungen in den Kunden-/Unternehmer-Stammdaten

     –  Email-Adresse (auch belegabhängig)  wie bisher

     –  Email-Versand (0=kein- 1=Einzel- 2=Sammel-Versand  wie bisher

     –  mit/ohne AblieferBeleg)  wie bisher

     –  Individueller Dateinamen-Zusatz  wie bisher

     –  Beleg-Arten  wie bisher

             •  ST-Rechnung (Standard)

             •  ST-Gutschrift (Standard)

             •  SF-Rechnung (Sonderfaktura)

             •  SF-Gutschrift (Sonderfaktura)

             •  LM-Rechnung (Lademittel)

             •  LM-Gutschrift (Lademittel)

             •  LG-Rechnung (Lager)

             •  LG-Gutschrift (Lager)

             •  STORNO-Beleg

     –  Format der E-Rechnung  n e u

             •  ZUGFeRD (SPEDIFIX®-Standard)

             •  XRechnung (nur für öffentliche Belegempfänger wie Stadtverwaltung/Landkreis/usw.)

Fertigstellung

Dieses neue Modul E-Rechnung wird allen SPEDIFIX®-Anwendern pünktlich bis zum 31.12.2024 zur Verfügung stehen. Aus zeitlichen Gründen werden wir mit Vertrieb und Installation voraussichtlich schon im Herbst dieses Jahres beginnen.

Wir werden Sie natürlich über weitere Details zu diesem neuen Modul E-Rechnung auf dem „Laufenden“ halten. Für eventuelle Rückfragen steht Ihnen selbstverständlich unser Support gern zur Verfügung.